Studenten zijn de klant van een hogeschool of universiteit, je wilt daarom als onderwijsinstelling je processen zo inrichten dat je het de student makkelijk maakt. Maar hoe doe je dit?

In deze blog worden de fasen die een opleiding doorloopt in aanloop naar een tentamen doorgenomen en ik bespreek de belangrijkste aandachtspunten die hierbij horen. Uit ons onderzoek onder verschillende opleidingen uit het hoger onderwijs blijkt dat elke opleiding dezelfde stappen doorloopt in de voorbereiding op een tentamen.

Voor veel studenten is studeren niet de enige prioriteit.

De eerste stap richting het afnemen van een tentamen wordt bepaald bij het maken van het onderwijs en examenreglement (OER). Hierin wordt vastgelegd wat er in welke periode getoetst gaat worden. Aan de hand van al deze gegevens van elke opleiding en onder andere de beschikbaarheid van de lokalen kan een tentamenrooster gemaakt worden. Studenten zien dit rooster het liefst zo vroeg mogelijk in.

Dit klinkt misschien wat gek, studenten die iets ver vooraf willen plannen; ze beginnen ten slotte toch vaak last minute met studeren. Voor veel studenten is studeren echter niet de enige prioriteit. Bijbaantjes, groepsvakanties, festivals en weekendjes weg worden vaak al ruim vooraf gepland. Als een student in oktober zijn/haar zomervakantie aan het plannen is, is het wel handig om alvast op te kunnen zoeken of eventuele herkansingen niet in die week vallen.

Tegen betaling kunnen studenten vaak aan illegale exemplaren komen van voorbeeldvragen, waardoor studenten (iets te) goed voorbereid zijn op een tentamen

De belangrijkste aspecten in de voorbereidingen op een tentamen

Fraude is een belangrijke factor waar rekening mee gehouden dient te worden in de voorbereiding op een tentamen. Het is belangrijk dat je er als opleiding voor zorgt dat tentamens op een plek opgeslagen worden waar studenten niet makkelijk bij kunnen. Het maakt dan niet uit waar je een tentamen maakt; of je het tentamen nou in dropbox, een online portal of e-mail ontwikkelt. Veel studieboeken bieden voorbeeld-tentamenvragen die alleen inzichtelijk zijn voor docenten. Mijn tip is om deze niet te gebruiken. Tegen betaling kunnen studenten vaak aan illegale exemplaren komen van deze voorbeeldvragen, waardoor studenten (iets te) goed voorbereid zijn op een tentamen. www.studeersnel.nl is een voorbeeld van een site waar grote hoeveelheden tentamenvragen te vinden zijn.

Je wil voorkomen dat studenten studievertraging oplopen door het missen van een tentamen omdat ze niet ingeschreven stonden.

Bij veel opleidingen is het zo, dat als je aan een tentamen wil deelnemen je ingeschreven moet staan voor dat tentamen. De organisatie weet zo hoeveel ruimte ze moeten reserveren, hoeveel tentamens er nodig zijn en hoeveel surveillanten geregeld dienen te worden. Vaak gelden voor deze inschrijving vaste data waarbinnen de student zich kan inschrijven. Voor studenten is het belangrijk dat er goed gecommuniceerd wordt dat de toetsinschrijving open staat. Je wilt voorkomen dat studenten studievertraging oplopen door het missen van een tentamen omdat ze niet ingeschreven stonden. Met de student als klant in gedachten, wil je studenten persoonlijk herinneren wanneer ze wel ingeschreven staan voor een vak maar niet voor het tentamen. Studenten worden op dit moment ook persoonlijk herinnerd wanneer ze zich nog niet hebben ingeschreven voor het nieuwe studiejaar. Het zou voor studenten prettig zijn als je dit principe ook toepast bij het inschrijven voor een tentamen.

In de voorbereiding op een tentamen moeten betrouwbare surveillanten geregeld worden. Dit kunnen studenten, docenten of externe surveillanten zijn. Vaak worden uitzendbureaus met 65-plussers als surveillanten ingezet. Het belangrijkste is dat een surveillant de regels kent en het tentamen in rust kan laten verlopen. Wij merken dat surveillanten nog vaak ad hoc getraind worden, terwijl hier met een e-learning bijvoorbeeld goede stappen te zetten zijn.

Soms begint een opleiding al maanden voorafgaand aan het tentamen met de voorbereiding, soms wordt alles pas kort vooraf geregeld, zoals bij een herkansing.

Leer je proces kennen, zodat je het kunt optimaliseren

De voorbereidende fase van een tentamen is erg belangrijk en kent een strakke deadline, namelijk de dag van het tentamen. Het is tevens een fase die heel lang lijkt te duren, maar waar vaak alles op het laatste moment plaatsvindt. Soms begint een opleiding al maanden voorafgaand aan het tentamen met de voorbereiding, soms wordt alles pas kort vooraf geregeld, zoals bij een herkansing. Het is handig dat je begrijpt hoe het voorbereidingsproces er voor de opleiding uitziet en dat je weet wie waar verantwoordelijk voor is. Dit kan je namelijk helpen het proces nog efficiënter in te richten.

Wil je een keer het gesprek met anderen professionals aangaan over hoe je het proces beter kan inrichten? Meld je dan hier aan voor het kennisdeling evenement op 28 november.

Volgende blog in deze reeks: de toetsafname en een blog over alles wat er na een tentamen dient te gebeuren.

Wil je op de hoogte worden gehouden van deze blog serie? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.