De aanleiding is het opschorten van het bindend studieadvies (BSA). Dit is een landelijk besluit vanuit het Ministerie Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW). Het BSA wordt nu namelijk aan het eind van jaar twee gegeven aan de studenten van het cohort 2019. Dit betekent dat studenten zonder BSA makkelijker door kunnen stromen naar een hoger jaar.

In het afgelopen academische jaar constateerde de opleiding dat er door deze nieuwe regelgeving een gat zat in het inzicht in de studiebehoefte: we konden niet inzien welk onderwijs studenten komend collegejaar wilden en mochten volgen. Academy Attendance kon ons wel dit inzicht geven. Maar de tool is vooral ingezet om te voorkomen dat studenten vakken volgen waar zij op vasis van het aantal behaalde ECTS nog niet voor in aanmerking komen.

Om inzicht te krijgen in de onderwijsbehoefte en om het inschrijvingsproces goed te organiseren voor studenten hadden we echt een tool nodig waarin studenten hun studieplan vastleggen. Hiernaast willen we ook dat de studiebegeleiders beter inzicht krijgen in de studieplanning van de studenten.

We hebben verschillende groepen aangemaakt gebaseerd op het aantal studiepunten die ze in jaar 1 behaald hebben en welke vakken ze afgerond hebben. Op deze manier kan elke groep zich voor de juiste vakken inschrijven en kunnen studenten zich niet per ongeluk inschrijven voor een vak die ze al hebben afgerond of nog niet mogen doen.

Wat ik fijn vind is dat iedereen in het systeem kan, hierdoor ligt het organiseren van de vakinschrijvingen niet op het bordje van één persoon. Hiernaast heeft de student inzicht in zijn/haar vakken:

• welke vakken de student heeft afgerond
• voor welke vakken de student zich heeft ingeschreven.

Ook merk ik dat studiebegeleiders makkelijker het gesprek met hun studenten aan kunnen gaan. Soms is er bijvoorbeeld in een persoonlijk gesprek tussen de student en de studiebegeleider een bepaald studiepad besproken. Wanneer de student zich vervolgens toch voor andere vakken inschrijft kan de studiebegeleider dit inzien en hierover het gesprek aangaan.

Verder is de support altijd perfect. Op alles wat ik vraag krijg ik reactie. Ik vind vooral de snelheid waarmee het product is neergezet en de koppeling waarmee we in de toekomst kunnen werken pluspunten. Aangezien dit product nieuw is zie ik ook nog wel dingen die verbeterd kunnen worden.

Ik ben erg te spreken over het systeem. Academy Attendance is gebruiksvriendelijk en intuïtief voor zowel de docenten als studenten. Wat ik ook fijn vind is dat het systeem op een zeer korte termijn geleverd kon worden. Tijdens het implementatieproces was er veel ondersteuning vanuit Academy Attendance wat het proces versnelde. Ook nu het systeem draait kan ik altijd terecht bij de supportdesk van Academy Attendance wanneer ik vragen heb.

Ik denk dat vakinschrijvingen door de student een belangrijk onderdeel zijn in het organiseren en flexibilseren van het onderwijs. Wanneer er in de toekomst meer met keuzevakken en het uitwisselen van onderwijs wordt gewerkt is het belangrijk dat er een tool is waarin dit goed georganiseerd kan worden.

Ook zie ik dat IT een grotere rol gaat spelen in de toekomst zodat er steeds minder handmatig werk is waardoor de onderwijscoördinator zich meer kan focussen op het doorontwikkelen van onderwijslogistieke processen.

Ik zie voor het vakinschrijfsysteem ook mogelijkheden om in te schrijven op andere onderwijsactiviteiten, bijvoorbeeld voor minoren en een stages. De ene student doet liever eerst en stage en dan een minor en de andere andersom.

Echter leren studenten bij ons echt een vakgebied waardoor we veel in in relatief lange blokken werken. Hierdoor staat het onderwijs voor een groot deel vast en is flexibilisering nu nog beperkt.